Канцелярия является структурным отделом Узбекско-Финского педагогического института, действует в соответствии с действующим уставом института и подчиняется непосредственно директору института.
Канцелярия ведет свою деятельность на основании приказов и распоряжений директора Узбекско-Финского педагогического института, инструкций по делопроизводству института.
Канцелярия имеет свою круглую печать и прямоугольную печать, которые хранятся в сейфе в распоряжении отдела начальника канцелярией.
В канцелярии сотрудники работают на следующих должностях: заведующий канцелярией, делопроизводитель, курьер (всего четыре штатных единицы).
1. Функции отдела канцелярии.
Задачами отдела канцелярии являются:
1.1. Прием посылок от вышестоящих организаций, высших образовательных учреждений, организаций на территории Республики Узбекистан и за ее пределами и направление им официальных документов, направляемых из Института.
1.2. Сортировка документов, доведение их до факультетов, кафедр и соответствующих лиц.
1.3. Регистрация заявлений и других заказных писем, поступающих на имя администрации учреждения.
1.4. Организация делопроизводства, своевременная регистрация, оформление и направление принятых документов в соответствующие организации.
1.5. Информирование администрации учреждения, лиц исполнительной власти о полученных документах.
1.6. Регистрация, оформление оригиналов исполнительных (ij) приказов, связанных с организацией деятельности института, приказов (xs-m), связанных с финансовыми делами и командировками, а также приказов (f), изданных на определенный срок, своевременное распространение копий приказов ответственным лицам, исполнителям, соответствующим факультетам и отделам.
1.7. Хранение основ приказов, изданных через канцелярию, и оригиналов приказов до их передачи в архив Института.
1.8. Ведение учета приказов, издаваемых по институту, доведение копий до соответствующих факультетов, отделов, ответственных лиц, доведение до исполнителей, хранение оригиналов до передачи в архив Института.
1.9. Оформление командировочных удостоверений, постановка на учет.
1.10. Оформление, Регистрация командировочных удостоверений научных работников, приезжающих в институт, гостей.
1.11. Прием и отправка телеграмм, заказных писем, личных документов и др.
1.12. Своевременно оформлять и представлять приказы и другие документы, подлежащие передаче в архив института.
2. Должностные обязанности заведующего канцелярией.
-
Организация правильного учета, своевременного учета и передачи исполнителям документов, поступающих в учреждение;
-
Обеспечение надлежащего оформления исходящих из Института документов;
-
Направление документов на исполнение в соответствии с указаниями ректора;
-
Проверка правильности регистрации и оформления документов, направляемых за подписью ректора (проректора) ;
-
Учет входящей корреспонденции, бланков типографий с реквизитами Института;
-
Сшивание исполнительных документов в сводные папки;
-
Оформление завершенных в делопроизводстве документов для передачи в архив.
Делопроизводитель и его должностные обязанности.
Ведет делопроизводство по поручению заведующего канцелярией. Соответствует порядку оформления всех документов в отделе. Отвечает за выполнение следующих задач:
-Готовит по институту проекты приказов о командировках и финансовых делах (xs-m), приказов об исполнении (ij), приказов (f), которые должны быть изданы на определенный срок, проверяет их на компьютере, готовит к подписанию, контролирует их рассылку соответствующим факультетам, отделам, кафедрам и ответственным лицам.
- Регистрирует в реестре приказы о командировках и финансовых делах (xs-m), приказы об исполнении (ij), приказы (f), изданные на определенный срок по учреждению.
- Подготавливает ежемесячный отчет о командировках и финансовых делах по учреждению (xs-m), приказы по исполнению (ij), приказы (f), которые издаются за определенный период.
- Занимается оформлением документов выезжающих в командировки и прибывающих в командировку в институт.
- Подписывать готовые приказы проректорам, доводить до ректора, распространять копии приказов по факультетам, отделам.
- Прием и оформление документов, уведомлений, заявлений сотрудников и студентов, всех видов корреспонденции, поступающей по почте от организаций, подготовка отчетов по жалобам и заявлениям; - Запуск программы управления без ошибок и дефектов;
- Ведение электронного учета исходящих из учреждения документов;
- Оформление учредительных документов (бланков), выдаваемых работникам.
Должностные обязанности курьера:
• Прием писем и документов, направленных на имя института, из канцелярии Министерства, других высших учебных заведений и учреждений, отделов связи, а также доставка отправляемых документов в указанные места;
• Проверка соответствия письма номерам, нанесенным на папки при приеме документов;
• Проверка наличия приложений в случае получения почты, не помещенной в папки;
• Своевременное вручение исполнителям документов по указанию ректора с подписью в специальной тетради.
